Тема 7. Контролінг у системі державної служби

1. Методичні поради

Система контролінгу, яка широко втілюється в державній службі Німмечини, заслуговує на ґрунтовне засвоєння студентами та, при можливості, на застосування окремих її елементів в Україні.
Раніше під контролінгом розуміли сукупність завдань у сфері обліку та фінансів. Пізніше це поняття стали тлумачити ширше: до функцій контролінгу почали відносити фінансовий контроль і оптимізацію використання фінансових коштів і джерел. Сьогодні контролінг можна визначити як систему управління процесом досягнення кінцевих цілей і результатів діяльності.
Той, хто вперше чує слово «контролінг», звичайно ототожнює його з поняттям контролю. Однак ці поняття відмінні. Контролінг являє собою спосіб мислення, орієнтований у майбутнє та пов’язаний із процесами. Саме цим контролінг відрізняється від контролю, який спрямований в минуле — на виявлення вже зроблених помилок, відхилень, прорахунків і проблем.
Контролінг — це міжфункціональний інструмент керування, який повинен допомагати керівництву приймати рішення.
Контролінг — це управлінська концепція процесу прий-
няття рішень і управління за допомогою цілеспрямованого забезпечення інформацією з метою досягнення кінцевих цілей і результатів діяльності. За такої організації управління не констатуються факти, а проводяться консультації з метою досягнення поставлених цілей та запобігання помилок.
У завдання контролінгу входять збір, систематизація, опрацювання даних для вироблення рішень. Таким чином, керівник служ­би контролінгу повинен зводити й аналізувати інформацію, яка до нього надходить. Він повинен впроваджувати систему керівництва і контролю, орієнтовану на кінцеві результати.
Основне завдання контролінгу — дати в руки керівництву
інформацію, якими новими якісними методами можна досягти поставлених цілей. Контролінг має своїм завданням координацію системи планування, контролю та інформаційного забезпечення адміністративного менеджменту.
До функцій контролінгу відносяться сервіс, інформаційне
обслуговування, керування, координація цілей різних рівнів, внутрішній контроль, прийняття рішень.
Сервісна функція — надання необхідної інформації для управ­ління.
Функція інформаційного обслуговування забезпечується за допомогою систем планування, нормування, обліку й контролю, орієнтованих на досягнення мети, кінцевого результату діяльності організації. Інформація повинна містити нормативні (планові) й фактичні дані та їх відхилення. Результати повинні аналізуватися контролінгом спільно з відповідними адміністративними підрозділами, після цього на результати аналізу реагують — там, де необхідно вжити заходів по корекції ситуації.
Керуюча функція реалізується після отримання даних аналізу відхилень, величин покриття, загальних результатів діяльності — для прийняття тактичних і стратегічних рішень про регулювання діяльності.
Важливою функцією контролінгу є координація цілей різних рівнів, засобів і методів їх реалізації з тим, щоб максимально забезпечити досягнення кінцевої мети.
Внутрішній контроль або контроль економічної роботи організації — функція, яка орієнтована на поточні результати діяльності, а не на документальну перевірку здійснення управлінських операцій.
Адміністративний контролінг повинен удосконалювати стратегічні та оперативні рішення адміністративного керівництва для досягнення цілей організації. Ефективний адміністративний конт­ролінг має ґрунтуватись на розрахунку планових затрат. Планування та контроль затрат слід здійснювати окремо по кожному адміністративному підрозділу.
Стратегічний контролінг дозволяє керівництву формулювати та перевіряти цілі для адміністративних підрозділів на довгостроковий період. Він прискорює стратегічне планування, яке орієнтоване на перспективу й охоплює, як правило, період мінімум 4 роки. Це прог­нози, що уточнюються по закінченні визначених тимчасових інтервалів. У стратегічних планах вище керівництво визначає цілі, які воно збирається досягти в далекому майбутньому.
Оперативний контролінг допомагає адміністративному керівництву при управлінні в короткі проміжки часу: забезпечує інфор­мацією та методами, які дозволяють здійснювати поточну перевірку економічності та працездатності адміністрації.
Оперативне планування, як правило, охоплює один господарський (звітний) рік: визначаються оперативні цілі та заходи для забезпечення його ефективності.