|
Касовий апарат показує, що виручка магазину за день становить 4546 дол. У касира в наявності було 4537 дол. Нестача становить 9 дол. Оприбуткування готівки з урахуванням нестачі грошей та відображення доходу від реалізації здійснюють таким бухгалтерським записом:
Д-т рах. «Грошові кошти» 4537
Д-т рах. «Нестачі або надлишки по касі» 9
К-т рах. «Доходи від реалізації» 4546
У разі великої нестачі готівки адміністрація здійснює певне розслідування, з’ясовуючи причини та обставини її виникнення.
Наприкінці звітного періоду дебетове сальдо рахунку «Нестачі або надлишки по касі» відображають у Звіті про прибутки та збитки як операційні (торговельні) витрати. Кредитове сальдо вказаного рахунку відображається у Звіті про прибутки та збитки як «інші доходи».
Операції по касі відображають і групують у касовому журналі надходжень і видатків, підсумки переносять у Журнал реєстрації операцій, а потім — на рахунки бухгалтерського обліку Головної книги. Форма журналів надходжень і видатків грошей здебільшого довільна, пристосована до умов підприємства.
Рух грошей по касі відображають в обліку такими записами:
Надходження:
Д-т рах. «Каса»
К-т рах. «Доходи від реалізації».
К-т рах. «Рахунки до одержання (Клієнти, Дебітори)».
К-т рах. «Рахунки в банках» та ін.
Видатки:
Д-т рах. «Рахунки до оплати (Постачальники)».
Д-т рах. «Фонд дрібних сум (Мала каса)».
Д-т рах. «Рахунки в банках».
Д-т рах. «Витрат за елементами».
Д-т рах. «Розрахунки з персоналом» та ін.
К-т рах. «Каса».
2. Облік створення
й використання фонду дрібних сум
Для здійснення невеликих витрат, наприклад канцелярських, поштових, представницьких, фірми створюють фонд дрібних сум. Цю систему операцій називають ще «авансова система» (або система підзвітних сум). Вона передбачає створення фонду, здійснення виплат за рахунок фонду та поповнення фонду.
Створення фонду дрібних сум. Адміністрація планує необхідні витрати та їх обсяг і на цій підставі визначає розмір фонду з розрахунку на 2—4 тижні.
Гроші видають підзвітній особі, яка зберігає їх у своєму сейфі. Видачу оформляють чеком, гроші видають з каси. При цьому роблять проводку:
Д-т рах. «Фонд дрібних сум» 200
К-т рах. «Каса (Грошові кошти)» 200
Фонд створюють на постійній основі, тобто в цьому фонді постійно має бути, наприклад, 200 дол. або інша встановлена сума. Під час видачі грошей підзвітній особі також видають пронумеровані чеки (квитанції) або ваучери для запису витрат грошей.
Виплати з фонду дрібних сум. Витрата грошей відбувається тільки на передбачені цілі. На кожну виплату підзвітна особа складає квитанцію або ваучер, у якому проставляє суму й призначення виплати. Підписує цей документ особа, яка одержує гроші.
Поповнення фонду дрібних сум. Підзвітна особа на встановлену дату складає звіт про витрати й подає його в бухгалтерію (звіт складається за даними квитанцій, ваучерів).
Фонд дрібних сум поповнюють на суму витрачених коштів, виписуючи чек на ім’я підзвітної особи.
Наприклад, сума витрат за ваучерами (квитанціями) становить на певну дату 160 дол., зокрема:
- поштові витрати — 80 дол.;
- витрати на перевезення (транспортні) — 36 дол.;
- канцелярські витрати — 34 дол.;
- інші адміністративні витрати — 10 дол.
Фонд дрібних витрат поповнюють на суму 160 дол. з одночасним відображенням витрат:
Д-т рах. «Поштові витрати» 80
Д-т рах. «Транспортні витрати» 36
Д-т рах. «Канцелярські витрати» 34
Д-т рах. «Інші витрати» 10
К-т рах. «Грошові кошти (Каса)» 160
Контроль здійснюють так, щоб залишок у фонді плюс сума квитанцій на витрати завжди дорівнювали сумі ліміту фонду
(у цьому прикладі 200 дол.).
Нестачі або надлишки у фонді дрібних сум відображають на рахунку «Нестачі або надлишки по касі».
Нестачі:
Д-т рах. «Нестачі або надлишки по касі»
К-т рах. «Грошові кошти».
Надлишки:
Д-т рах. «Грошові кошти»
К-т рах. «Нестача або надлишки по касі».
3. Документальне оформлення
та облік операцій з банківськими рахунками
Зарубіжні фірми для зберігання готівки та ведення розрахунків відкривають банківські рахунки. Це зводить до мінімуму кількість готівки в обігу фірми, а також посилює контроль за грошовими коштами.
Є кілька видів банківських рахунків, які може відкривати фірма: банківський чековий рахунок, простий (загальний) банківський рахунок, рахунок для розрахунків з персоналом, а також рахунки для кредитних ліній тощо.
Для відкриття банківського рахунку фірма (як і окрема особа) подає в банк картку з підписом (зразок) осіб, які матимуть право підписувати чеки та інші банківські документи. В окремих випадках банк може вимагати від клієнта фінансової інформації про результати діяльності.
Після відкриття рахунку банк друкує й видає чекову книжку з пронумерованими чеками (та корінцями), а також депозитні бланки (аркуші). На цих документах друкується (вже надрукована банком) інформація, що ідентифікує банк і фірму (клієнта), тобто назва, адреса тощо.
На практиці можуть бути розходження між залишками на банківському рахунку за даними обліку фірми й за даними витягу банку. Причинами цих розходжень можуть бути:
- відставання в часі;
- помилки записів (замість 450 у книзі написано 540);
- записи банку на рахунку без відома депозитора (витрати за послуги, продаж векселів тощо).
Відставання в часі: фірма здала гроші у вечірню касу 30.04, а банк відобразив це 1.05. Або: чек направили для оплати постачальникам, а банк провів його пізніше.
Усі розходження мають бути відрегульовані. Слід сказати, що, на відміну від нашої практики, коли записи операцій здійснюються тільки на основі банківського витягу, у зарубіжних країнах перевага надається не витягу, а клієнтові.
Після одержання витягу банку його ретельно перевіряють і складають для врегулювання погоджувальну таблицю.
Передусім у таблицю записують залишки — за даними витягу й за даними обліку фірми. Потім відображають усі розходження. Приклад погоджувальної таблиці наведено в табл. 3.1.
Таблиця 3.1
УЗГОДЖУВАЛЬНА ТАБЛИЦЯ 30 квітня 2004 р.
Залишок за банківським звітом |
15 907,45 |
Плюс: Вечірня каса 30.04.04. |
2201,40 |
Мінус: Виписані чеки на оплату постачальникам, не проведені банком |
5904,00 |
Скоригований залишок банку |
12 204,85 |
Книжний залишок фірми |
11 859,45 |
Плюс: Облік векселя банком |
1035,00 |
Помилка у відображенні чека № 443 (оплата рахунку постачальника) |
36,00 |
Мінус: Одержані, але не оплачені чеки від покупців |
425,60 |
Списано за банківські послуги |
30,00 |
Скоригований книжний залишок |
12 204,85 |
Результати узгоджувальної таблиці відображають в обліку для коригування залишку на рахунку «Грошові кошти». Про допущені банком помилки сповіщають банк для їх виправлення.
Відображення результатів погоджувальної таблиці
1) Облік банком нашого векселя:
Номінальна вартість 1000 дол.; % — 50 дол.
Банківський гонорар: 15 дол.
Д-т Грошові кошти 1035,00
Д-т Фінансові витрати 15,00
К-т Векселі одержані 1000,00
К-т Фінансові доходи (%) 50,00
2) Виправлення помилки відображення чека № 443:
Д-т Грошові кошти 36,00
К-т Постачальники (рахунки до оплати) 36,00
3) Неоплачені покупцями чеки:
Д-т Клієнти (рахунки до одержання) 425,60
К-т Грошові кошти 425,60
4) Оплата банківських послуг:
Д-т Фінансові витрати 30,00
К-т Грошові кошти 30,00
4. Облік поточних (короткострокових)
фінансових інвестицій
З метою одержання дивідендів або відсотків чимало компаній вкладають вільні грошові кошти (особливо в період високих відсоткових ставок) у короткострокові цінні папери (фінансові інвестиції).
Фінансові інвестиції — це активи, які утримуються підприємством з метою збільшення прибутку (відсотків, дивідендів тощо), зростання вартості капіталу або інших вигід для інвестора.
Залежно від терміну утримання на підприємстві фінансові інвестиції поділяють на поточні (короткострокові) та довгострокові. Докладнішу характеристику фінансових інвестицій наведено на рис. 3.1. |
