4.2. Робота зі словниками.
Діалогове вікно роботи зі списком припустимих значень — словником — з’являється під час заповнення відповідного поля у РКК документа (див. п. 4.3). Робота з усіма словниками проводиться однаково, за винятком словника підрозділів (він заповнюється під час настроювання системи, див. п. 3.1). Для роботи зі словниками кореспондентів і вулиць передбачено спеціальні форми (див. нижче). Ряд списків може доповнюватись і змінюватись користувачем, але з деякими з них, у зв’язку з їх особливою технологічною важливістю, може працювати тільки адміністратор системи.
Списки викликаються натисканням кнопки  або набиранням у полі реєстраційної картки декількох перших букв слова і натисканням клавіші Tab або Enter (якщо піктограма не розташована на кнопці).
Можливості додавання, зміни і видалення значень зі словника визначаються наявністю відповідних кнопок у діалоговому вікні (див. рис.):
- пошук значення у словнику — для всіх списків реалізований «локаторний пошук» — курсор автоматично встановлюється на значенні у списку залежно від введених користувачем початкових символів значення. Ці букви вводяться або в поле реєстраційної картки, або у вікно запиту списку припустимих значень. Локаторний пошук здійснюється за значеннями, а не за поясненнями;
- додавання у словник припустимих значень — щоб додати нове значення в словник, необхідно відкрити список припустимих значень, натиснути клавішу Іns або клацнути мишею на кнопці Добавить. У новому вікні слід ввести необхідне значення і натиснути клавішу Enter. Див. нижче у цьому пункті рекомендації щодо заповнення словників;
- коригування списку припустимих значень — для виправлення помилок слід встановити курсор на рядку, який необхідно відкоригувати, і клацнути мишею на кнопці Изменить або натис-
нути сполучення клавіш Ctrl + Enter. Після введення нового значення слід натиснути клавішу Enter. Після цього у словнику старий запис зникне, з’явиться новий, причому його буде розміщено в алфавітному порядку, а у всіх зареєстрованих картках замість старого значення буде проставлене нове. Деякі словники не підлягають коригуванню і видаленню значень без попередньої перемітки: джерел, типів документа, індексів, тематичних рубрик. Для виконання цієї операції адміністратор має ввести нове значення у словник, перемітити значення, а потім неправильне значення видалити;
- видалення значення зі словника — здійснюється тільки користувачем, який має відповідні права. Для цього необхідно встановити курсор на потрібному рядку і клацнути мишею на кнопці Удалить або натиснути клавішу Delete. Операцію буде виконано після підтвердження необхідності видалення у відповідь на запит. Якщо вибране значення використовується в існуючих РКК, програма видасть повідомлення
Це означає, що перед видаленням значення зі словника слід замінити його в усіх РКК, де його вказано, на інше значення. Найзручніший спосіб для виконання цієї процедури — використання режиму Поиск по набору реквизитов документов (див. п. 5.3).
Рекомендується дотримуватись таких правил заповнення словників:
- організації — попереду вказується основна назва організації без лапок, а слідом, у разі потреби, організаційно-правова форма господарювання, організація вищого рівня підпорядкування тощо, наприклад, Машинобуд ТОВ;
- поля, які містять прізвище та ініціали (Кому, Подпись
тощо) — вводиться прізвище в називному відмінку, а за ним ініціали, наприклад, Іванов А. А.;
- ключові слова — вказуються корені слів, що узагальнено характеризують предмет документа, з пропусками між ними. Якщо надалі передбачається пошук за словосполученням (наприклад, за адресою), то ці слова варто розділяти не пропуском, а спеціальним знаком, наприклад, знаком підкреслення. Наприклад, для документа типу «Про будівництво будинку за адресою вул. Тростянецька, д. 25» можна ввести ключові слова будівництв Тростянецька_25.
Додавання і зміна значень у словнику кореспондентів виконуються у спеціальній формі — картці кореспондента.
Якщо в особистих зверненнях кореспондент (заявник) присутній в явному вигляді, то у зверненнях мешканців і колективів та службових листах як кореспондента приймають основного представника, якому будуть відповідати. Список кореспондентів містить прізвище, ініціали кореспондента та його адресу.
Локаторний пошук здійснюється за прізвищами, а не за адресами. При виборі потрібного кореспондента зі списку в РКК автоматично заповнюються поля Ф.И.О., Адрес, АД.
Додавання і зміна значень у словнику вулиць виконуються за допомогою спеціальної форми, яка містить, крім назви вулиці, ще й код одиниці адміністративно-територіального розподілу міста (словникове поле).
Ця інформація заноситься при формуванні й коригуванні нових елементів словника вулиць за такими правилами:
- цифрами позначаються коди районів, вибір яких можливий зі словника, що відповідає полю Разбивка по АД (цей словник викликається при натисканні кнопки, розташованої безпосередньо над полем);
- цифрами, буквами і навскісною рискою (/) позначаються номери будинків;
- за допомогою тире (—) позначається інтервал будинків;
- комою (,) розділяють елементи переліку будинків та їхніх інтервалів;
- скороченням п позначають всі парні будинки інтервалу;
- скороченням нп позначають всі непарні будинки інтервалу;
- крапкою з комою (;) розділяються рядки опису кожного з районів.
4.3. Основні поля РКК.
Визначальними полями у картці документа є такі:
- ФИО (словникове поле) — прізвище та ініціали кореспондента, який надіслав лист. Після вибору кореспондента зі списку в РКК переноситься не тільки прізвище, ім’я, по батькові, а й група полів, що описують його адресу;
- Вид (словникове поле) — вид звернення даного кореспондента — особисте, від колективу, від мешканців, службове. За замовчуванням поле має значення Личное;
- Адрес — поле, що заповнюється автоматично адресою кореспондента;
- АД — поле, що автоматично заповнюється назвою адміністративного розподілу міста (району, області і т. ін.);
- Организация (словникове поле) — назва організації у разі колективного звернення;
- Источник (словникове поле) — назва останньої організації, яка переслала лист;
- Номер сопр. (текстове поле) — номер найбільш важливого супровідного документа;
- От (поле типу «дата») — дата найбільш важливого супровідного документа;
- Кому (словникове поле) — прізвище особи, до якої звернуто листа, або назва організації;
- Тип (словникове поле) — тип документа (вхідний, вихідний);
- Дата рег. (поле типу «дата») — дата реєстрації листа в організації, за замовчуванням — поточна дата;
- Індекс/Рег. номер (словникове поле, обов’язкове) — реєстраційний номер документа. У цьому полі заповнюється тільки індекс шляхом вибору зі словника припустимих значень. Словник індексів заповнюється адміністратором системи відповідно до прийнятого порядку діловодства і номенклатури справ в організації (див. п. 4.2).
 |
