лучшие книги по экономике
Главная страница

Главная

Замовити роботу

Последние поступления

Форум

Создай свою тему

Карта сайта

Обратная связь

Статьи партнёров


Замовити роботу
Книги по
алфавиту

Б
В
Г
Д
Е
Ж
З
И
К
Л
М
Н
О

Інформаційні системи в аграрному менеджменті

Страницы [ 1 ] [ 2 ] [ 3 ] [ 4 ] [ 5 ] [ 6 ] [ 7 ] [ 8 ] [ 9 ] [ 10 ] [ 11 ] [ 12 ] [ 13 ] [ 14 ] [ 15 ]
[ 16 ] [ 17 ] [ 18 ] [ 19 ] [ 20 ] [ 21 ] [ 22 ] [ 23 ] [ 24 ] [ 25 ] [ 26 ] [ 27 ] [ 28 ] [ 29 ] [ 30 ] [ 31 ] [ 32 ]
[ 33 ] [ 34 ] [ 35 ] [ 36 ] [ 37 ] [ 38 ] [ 39 ] [ 40 ] [ 41 ] [ 42 ] [ 43 ] [ 44 ] [ 45 ] [ 46 ] [ 47 ] [ 48 ] [ 49 ] [ 50 ]

 
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  Розділ 5

ОРГАНІЗАЦІЯ ПОЗАМАШИННОЇ ІНФОРМАЦІЙНОЇ БАЗИ

  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  • Поняття позамашинної інформаційної бази

  • Як уже зазначалося, складовою частиною інформаційного забезпечення систем є інформаційна база. Інформаційна база — це сукупність упорядкованої інформації, що використовується під час функціонування системи. Вона поділяється на позамашинну і внут­рішньомашинну (або машинну). До позамашинної інформаційної бази належить та її частина, що є сукупністю використовуваних при функціонуванні автоматизованої системи сигналів і документів у формі, доступній для сприймання людиною без використання засобів обчислювальної техніки.
  • Позамашинна інформаційна база автоматизованої інформаційної системи складається з нормативно-довідкових документів, документів із плановою, обліковою та іншою інформацією, необхідною для створення й функціонування внутрішньомашинної інформаційної бази і функціонування всієї системи. Але слід мати на увазі, що коли йдеться про позамашинну інформаційну базу автоматизованої системи управління, то до неї необхідно віднести і частину вихідних даних у вигляді відеограм (відеокадрів) та машинограм, оскільки вони забезпечують інформацією процес управління, а ін­формація з них сприймається безпосередньо людиною візуально. До того ж частина машинограм далі може використовуватися і як носій з вхідною інформацією для поповнення чи коригування машинної інформаційної бази (особливо тоді, коли первинні документи друкуються і частково заповнюються з допомогою комп’ютера).
  • Для організації позамашинної інформаційної бази об’єкта вивча­ються та аналізуються інформаційні потоки, склад документації, особливості створюваної технології автоматизованого перетворення інформації. З урахуванням нової технології підготовлюються і розмножуються нормативно-довідкові документи, у разі потреби розробляються нові та удосконалюються старі форми планово-облікових документів, удосконалюються методи підготовки й передавання інформації.
  • Позамашинна інформаційна база має забезпечити належну ефективність реєстрації та передавання інформації; одноразовість і незалежність від використовуваних інформацію задач та спеціалістів вводу даних: достовірність і точність даних; своєчасність, регулярність і повноту надходження даних для їх обробки; усунення надмірності інформації на носії.
  • Основним носієм позамашинної інформаційної бази економіч­ної інформаційної системи є первинний документ. Навіть в умовах значного поширення магнітних і інших носіїв інформації та використання електронної пошти первинні документи залишаються основним носієм економічної інформації. Причиною цього є те, що в паперових документах легко проставити відповідні підписи і вони мають юридичну силу та тривалий час можуть зберігатися без загрози втратити зафіксовану в них інформацію (на відміну від маг­нітних), зручні при ручному користуванні, хоч і мають ряд відомих недоліків. Серед недоліків можна назвати невелику інформаційну вмісткість при значних витратах дефіцитного паперу, непристосованість до автоматичного введення інформації в ЕОМ, незручності при пошуку та групуванні інформації.
  • Зауважимо, що прискорення процесу пошуку інформації при ручній її обробці останнім часом у відділах збуту, розрахунків з постачальниками й покупцями стали поширеними рейтерські картки. Основою рейтерських карток є картки з крайовою перфорацією, але замість кодування інформації вирізами (що в свій час і стримало масове впровадження карток із крайовою перфорацією) використовується метод вставляння в отвори картки кольорових пластикових штифтів-рейтерів. Це дозволяє візуально сприймати в картотеці закодо­вані ознаки, швидко здійснювати пошук і аналізувати стан справ. Але за наявності АРМ спеціаліста необхідність в таких картотеках відпадає, оскільки потрібні дані можна отримати програмними засобами.
  • Основні вимоги до носіїв, організації позамашинної ІБ і документообігу

  • В умовах комп’ютеризації народного господарства до органі­зації позамашинної ІБ, її носіїв ставиться цілий ряд вимог, виконан­ня яких забезпечує своєчасність, повноту і точність надходження інформації, поповнення і поновлення ІБ. Особливо важливими є вимоги щодо вдосконалення форм первинних документів на основі останніх науково-технічних досягнень, використання принципів стандартизації і уніфікації.
  • Ще в 1972 році ВНДІ стандартизації розроблені методики класифікації і уніфікації управлінських документів, що використовуються в АСУ, якими передбачається класифікація документації на планову, звітно-статистичну, первинну облікову, фінансову, організаційно-розпорядницьку, з матеріально-технічного постачання і збуту, ціноутворення і т.д. Класифікація зроблена за ознаками формального характеру (функціональна підсистема, направленість документа і т.д.) та смисловими ознаками (назва задачі, заголовок і показники документа).
  • Документи можуть також поділятися на такі класи: матеріаль­ні, грошові, розрахункові, товарні і т. ін. (за характером відображе­них операцій); розпорядчі, виправдовувальні, бухгалтерського оформлення (за призначенням); разові, нагромаджувальні, одиничні, звідні (за способом охоплення господарських операцій); односторонні, багатосторонні, однорядкові, багаторядкові (за характе­ром заповнення); лінійні, анкетні, зональні, комбіновані (за формою побудови), основні і супроводжуючі (за їх роллю в господарському процесі), оформлювані, виконувані, виконані (згідно з життєвим циклом). Кожен клас документів має свої достоїнства і недоліки, які враховуються при проектуванні їх форм для комп’ютерних технологій.
  • Багато вимог до документації в умовах використання ЕОМ враховані ще при розробці уніфікованої (тобто розробленої за єдиними правилами та вимогами) документації на державному рівні в 1972 році, але тоді переважаючою була перфораційна обчислювальна техніка, і основна орієнтація була на неї. До того ж документи, у тому числі й у сільському господарстві, були спроектовані і для можливої їх ручної обробки. Пізніше, у 80-ті роки, форми документів удосконалювались, але також мали подвійну орієнтацію, оскільки ЕОМ в народному господарстві було недостатньо.
  • На державному рівні була розроблена і функціонує дотепер уніфікована єдина система конструкторської документації (ЄСКД) і єдина система технологічної документації (ЄСТД), пристосована до машинної обробки. При розробці форм документів враховується також можливий рівень уніфікації. Так, на рівні держави розроблена єдина для всіх галузей фінансова документація, але багато інших документів уніфіковані в межах галузі (у сільському господарстві такими документами є технологічні картки, відомості обліку праці і виконаних робіт у тваринництві, реєстри відправлення зерна та іншої продукції з поля і т. ін.).
  • Вимоги, що ставляться до документів, можна поділити на загальні і специфічні. До загальних вимог можна віднести розміщення реквізитів у їх логічній послідовності для полегшення процесу заповнення, читання і обробки документа; виділення достатньої ширини граф для чіткого розміщення реквізитів; включення в документ необхідного мінімуму даних для одержання результатної інформації і т. ін.
  • Специфічні вимоги пов’язані з використанням обчислювальної техніки чи з іншими чинниками. Наприклад, з урахуванням необхідності подальшого перенесення даних з первинного документа на машинний носій виділяються в окрему зону реквізити, що повторюються; графи, з яких дані переносяться на машинний носій, виділяються жирними лініями; послідовність розміщення даних у документі узгоджується з послідовністю розміщення даних на машин­ному носієві.
  • В умовах використання ЕОМ з первинних документів можна ви­далити значну частину постійних реквізитів, оскільки вони можуть зберігатися у відповідних машинних довідниках. Такими реквізита­ми можуть бути норми виробітку і розцінки за виконану роботу, ціни на матеріали і продукцію тощо. Немає необхідності також виділяти поля в документах для проставляння розрахункових показ­ників. У них достатньо проставляти необхідну групувальну інфор­мацію і кількісні показники, необхідні ЕОМ для подальших розрахунків. Це дозволяє не тільки спростити форми первинних документів, а й суттєво скоротити витрати на оформлення документів і перенесення даних на машинні носії.
  • Але слід мати на увазі, що коли форма первинного документа і необхідна в ньому інформація роздруковуються безпосередньо з використанням комп’ютера, то доцільно (в оптимальних межах) розмі­щувати в документі максимум потрібної текстової та іншої інформа­ції, що полегшує користування документом.
  • За відсутності стандартної форми документа і необхідності ін­дивідуальної його розробки для конкретних умов проводяться розрахунки розмірів бланка, вибір формату для друку. Для визначення ширини бланка враховується ширина символів, максимальна їх кількість у графі та кількість граф; ширина міжграфних ліній і про­міжків; лівого і правого чистих полів.
  • При розрахунках довжини бланка, окрім верхнього і нижнього чистих полів, враховується максимальна висота знаків в рядку та кількість однотипних рядків, міжрядковий інтервал.
  • Сучасні комп’ютери забезпечують досить широкий спектр форматів виводу інформації на принтер. Основні з них такі: А3 (29,7х21 см), А4 (21х29,7см — найбільш поширений), А5 (14,8х21 см).
  • При виведенні інформації на екран дисплея враховуються не тільки технічні можливості дисплея (кількість одночасно видимих на ньому рядків та знаків у рядку, передача кольорів), а й вимоги до розміщення самої інформації.
  • 1. Відеограми (відеокадри) повинні мати назву висвітлюваної форми і над її «шапкою» максимально можливу кількість довідко­вих і групувальних реквізитів (назва господарства і підрозділів, назва культури, величина поля і т. ін.), щоб не перевантажувати лишніми графами форму документа.
  • 2. Графи в «шапці» форми повинні мати розбірливі назву і нумерацію для такої самої нумерації граф на наступних сторінках (кадрах), якщо «шапка» займає багато площі екрана.
  • 3. Для полегшення сприймання інформації необхідно розміщувати графи в такій послідовності, щоб першими були графи з групувальними реквізитами (які, у свою чергу, розміщувалися б у послідовності зменшення старшинування реквізитів, наприклад, бригада, ланка, табельний номер, вид оплати), а потім кількісні та вартісні показники й підсумки. Причому підсумки доцільно розміщувати в зворотному порядку — у послідовності зростання старшинування групувальних ознак (підсумки з виду оплат, табельного номера тощо).
  • 4. Основна інформація у відеограмах має бути логічно згрупована і розміщена в певних зонах, відділена розмежувальними лініями, виділена кольором.
  • 5. Наявні в відеограмі коди, за незначними винятками, мають бути декодовані, тобто подані і назви закодованих угрупувань та об’єктів, або декодована інформація з’являлася в окремому вікні при підведенні курсора до певного коду.
  • 6. У відеограмах доцільно передбачити кількість знаків у рядку не більшою від їх кількості в рядку екрана (переважно 80, хоч буває і більше), оскільки для горизонтального переміщення форми відеог­рами необхідні додаткові затрати часу і ускладнюється візуальне сприймання даних. Це певною мірою стосується й вертикального переміщення форми, проте в даному разі робота значно полегшу­ється використанням клавішів «Page Up» і «Page Down» для поекранного перегортання.
  • Більшість перелічених вимог справджуються і для проектування машинограм, хоча нерідко знімається питання відносно ширини форм: сучасні принтери можуть друкувати дрібними шрифтами, друкувати з поворотом форми на 90° і т. ін. Але в більшості машинограм додатково необхідно передбачити підписи відповідальних осіб.
  • Оптимізація позамашинної інформаційної бази полягає не лише в удосконаленні носіїв інформації, а й у раціоналізації документообігу. До цього поняття належить зменшення кількості документів, скорочення часу на їх оформлення, передачу і пошук, виключення проміжних документів і дублювання, формування їх в електронній формі на машинних носіях, розробка ефективної схеми документообігу. Для аналізу можливих документопотоків та розробки оптимальної схеми потоків можливо і доцільно використовувати метод лінійного програмування.
  • Основні форми документообігу: ручна, електронна і змішана (за технікою виконання); централізована, частково централізована і децентралізована (за централізацією документообігу).
  • У малих підприємствах, фермерських господарствах доцільна централізована форма документообігу.
  • Для колективних сільськогосподарських підприємств придатнішою є частково централізована форма документообігу, коли бухгалтерська документація концентрується в бухгалтерії, технологічна — у головних спеціалістів і т. ін.
  • На великих підприємствах, агрофірмах більш поширена децентралізована форма документообігу. При цьому частина облікової документації може, наприклад, концентруватися в бухгалтерії, інша — в відділах постачання і збуту, кадрів і т. ін.
  • Дві останні форми сприятливі для створення локальних комп’ю­терних мереж, які, у свою чергу, сприяють спрощенню документообігу. Так, за відсутності необхідного зв’язку між комп’ютерами бухгалтерії і складів потрібне буде подвійне введення частини даних у комп’ютери.
  •  

Страницы [ 1 ] [ 2 ] [ 3 ] [ 4 ] [ 5 ] [ 6 ] [ 7 ] [ 8 ] [ 9 ] [ 10 ] [ 11 ] [ 12 ] [ 13 ] [ 14 ] [ 15 ]
[ 16 ] [ 17 ] [ 18 ] [ 19 ] [ 20 ] [ 21 ] [ 22 ] [ 23 ] [ 24 ] [ 25 ] [ 26 ] [ 27 ] [ 28 ] [ 29 ] [ 30 ] [ 31 ] [ 32 ]
[ 33 ] [ 34 ] [ 35 ] [ 36 ] [ 37 ] [ 38 ] [ 39 ] [ 40 ] [ 41 ] [ 42 ] [ 43 ] [ 44 ] [ 45 ] [ 46 ] [ 47 ] [ 48 ] [ 49 ] [ 50 ]


ВНИМАНИЕ! Содержимое сайта предназначено исключительно для ознакомления, без целей коммерческого использования. Все права принадлежат их законным правообладателям. Любое использование возможно лишь с согласия законных правообладателей. Администрация сайта не несет ответственности за возможный вред и/или убытки, возникшие или полученные в связи с использованием содержимого сайта.
© 2007-2019 BPK Group.