Розділ 4. КОНЦЕПТУАЛЬНА МОДЕЛЬ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ОБ’ЄКТОМ В УМОВАХ
СИСТЕМНОЇ ОБРОБКИ ІНФОРМАЦІЇ
4.1. Роль системної обробки інформації
та її вплив на методи управління
При системі автоматизованого збирання й обробки інформації, яка діє в ритмі виробництва на об’єкті управління, не лише збирають і обробляють у ритмі виробництва всі первинні дані, що характеризують виробничо-господарську та іншу діяльність, а й забезпечують (через систему інформування) результатною (обробленою) інформацією всіх менеджерів і фахівців різних рівнів. Завдяки безпаперовій технології користувачі оперативно одержують на екрані ПЕОМ об’єктивно необхідну інформацію відповідно з делегованими повноваженнями, якими вони наділені менеджерами вищого рівня, функціональними обов’язками, посадовими правами та мірою відповідальності. Вихідна інформація, як правило, є повністю оброблена, включає результати елементарного аналізу даних і є необхідною для вироблення та прийняття управлінських рішень.
Усе це звільняє менеджерів і фахівців різних рівнів від рутинної праці зі збирання, зберігання й обробки даних та їх елементарного аналізу і дає змогу зосередитися на творчій праці та контролі за виконанням управлінських рішень.
Розробка і застосування нових методів управління та вдосконалення діючих значно поліпшує якість і оперативність управління, його дієвість, а також забезпечує своєчасне вироблення й прийняття управлінських рішень. Наприклад, при цій системі є можливість використати метод управління за відхиленнями, завдяки якому значно зменшуються обсяги аналізованої інформації — до користувача надходить на екран його ПЕОМ лише релевантна суттєва інформація в виді відхилень, на основі якої виробляється та приймається відповідне управлінське рішення. Дублююча та зайва (яка не використовується в даному разі) інформація на екран ПЕОМ не виноситься, оскільки вона відкидається.
Високі експлуатаційні можливості сучасної обчислювальної техніки і засобів комунікації дозволяють усебічно й на всіх рівнях оперативно збирати й обробляти інформацію виробничого, комерційного та іншого характеру. А це означає, що не потрібні проміжні управлінські структури в загальній організаційній структурі об’єкта, наприклад, цехи. Згадана інформаційна система спроможна не лише розробляти оптимальні планові та інші показники, а й доводити їх до дільниць, бригад, конкретних робочих місць, а також у ритмі виробництва збирати фактичні дані, які характеризують виконані операції, процеси тощо. В цьому випадку проміжній структурі — цеху, з функціями, які він виконував раніше, не буде місця. Замість нього діятиме ланка менеджерів середнього рівня з контрольними функціями.
Зазначимо також, що як показала практика, завдяки застосуванню методів автоматизованого збирання в ритмі виробництва первинної фактичної інформації на робочих місцях її масового виникнення, є змога знизити на 80—85% ручну працю на цих процесах (див. п. 3.3, форма № 3.1, спрощена). Ця інформація стає єдиною як для обліку, так і для управлінських цілей. Це дає змогу об’єднати три види діючого обліку (оперативно-технічний, статистичний і бухгалтерський) в єдиний. Первинні дані цього обліку є вірогідними, документованими і об’єктивними. На їх основі автоматично складають установлену для об’єкта управління зведену звітність, а потім передають дані цієї зведеної звітності вищим за субординацією установам каналами зв’язку.
Застосовуючи зазначені методи формування первинної інформації на ПЕОМ, вводять у пам’ять цієї машини мінімум інформації, а одержують (тобто виводять після обробки на ПЕОМ) максимум, що значно скорочує затрати праці.
Завдяки використанню ПЕОМ і нових інформаційних технологій значно вдосконалюються форми єдиного обліку за рахунок спрощення їх, виведення з них дублюючої, розрахункової і підсумкової інформації.
Таким чином, системне оперативне збирання та обробка інформації серйозно впливає на методи управління соціально-економічним об’єктом.
4.2. Концептуальна модель системи
управління об’єктом
Система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, яка є складовою частиною (на правах підсистеми) в системі автоматизованого збирання й обробки інформації, на об’єкті управління забезпечує:
- актуальність інформації, що збирається та обробляється в ритмі виробництва і яка відображає реальний стан об’єкта управління на кожний даний момент;
- об’єктивність даних, які відображають достовірність стану й розвитку об’єкта управління;
- повноту відображення всіх процесів і явищ таким чином, що інформаційна система об’єкта управління є його інформаційною моделлю;
- погодженість та інформаційну єдність показників, їхній взаємозв’язок і взаємозалежність, завдяки яким первинні дані не суперечать зведеним і похідним.
При цьому, діючи в структурі зазначеної системи, ця система разом з механізмом об’єктивного інформування керівників у свою чергу забезпечує в ритмі виробництва всіх менеджерів і фахівців різних рівнів цілеспрямованими даними, згідно з повноваженнями, функціональними обов’язками, посадовими правами і мірою відповідальності. Тобто ці менеджери одержують релевантну інформацію, необхідну при вироблені того чи іншого управлінського рішення. Ця система також дозволяє отримувати необхідну інформацію від різних консультантів-спеціалістів.
На об’єкті управління діють як внутрішні, так і зовнішні фактори (змінності) (рис. 4.1).
Рис. 4.1.
Внутрішні змінності (іnternal varіables) являють собою ситуаційні фактори, що діють усередині об’єкта управління.
Це насамперед мета (кінцевий стан об’єкта управління), якій підпорядковані:
структура — структура об’єкта управління та його спеціалізація; розподіл праці; обсяг управління (span of management), тобто кількість осіб, підлеглих тому чи іншому керівникові;
завдання — що, коли, кому потрібно робити (в інформаційному плані) згідно з посадою, яку він обіймає;
технологія — технологічні операції та виробничі процеси;
працівники — їхні здібності, сприйнятливість впливу на них абощо.
Зовнішні змінності (aut varіables) — це ситуаційні фактори, які прямо (постачальники, споживачі, конкуренти, профспілки, державні органи, законодавчі акти тощо) або опосередковано (стан економіки в країні, соціально-культурні, політичні та інші фактори, науково-технічний прогрес і т. ін.) діють на даний об’єкт управління.
Тож при ринкових відносинах особливе значення має вплив на об’єкти управління зовнішнього середовища, до якого входять такі зовнішні прямі і посередні змінності:
- політичні, законодавчі та інші органи;
- економіка, конкуренція тощо;
- постачальники, покупці, технології тощо;
- соціальні, культурні та інші відносини.
У кожній з них відбуваються постійні зміни обставин, що також впливають на об’єкт управління та його внутрішні змінності (мета, структура, завдання, технологія, працівники).
Щоб зазначені об’єкти управління в умовах ринкової економіки успішно діяли, надзвичайно важлива компетентність, професіональна підготовленість та заповзятість, нарешті, комп’ютерна грамотність як менеджерів, так і фахівців різних рівнів. Для успішного виконання своїх посадових обов’язків (функцій) зазначеним працівникам в умовах нових економічних відносин слід використовувати і нові форми та методи організації управління. Ці нові форми та методи мають базуватися на сучасних засобах обчислювальної та інформаційної техніки, яка й використовується при організації і функціонуванні системи автоматизованого збирання й обробки, формування та розмноження, а також зберігання всієї потрібної інформації, пов’язаної з повним циклом управління.
Управління як процес є актом трудової діяльності працівників. Він відбувається із застосуванням знарядь праці і предметів праці. Предметом праці в процесі управління є інформація, а знаряддям її на сучасному етапі є технічні засоби вимірювання, сприйняття, реєстрації, передачі, обробки, аналізу, зберігання та розмноження цієї інформації.
Управління об’єктом являє собою процес, що складається із взаємопов’язаних та взаємозалежних елементів. Якщо в основу покласти системний підхід, то такими елементами є керівна, керована та інформаційна системи. Взаємозв’язок між керівною системою — суб’єктом управління — і керованою системою — об’єктом управління — відбувається через інформаційну систему. Основним змістом керівної системи є переведення керованої системи з одного стану до іншого, згідно із заздалегідь поставленою метою, за допомогою інформаційної системи.
Загальна логіка організації процесу управління полягає в тому, що насамперед ставиться мета, потім визначаються засоби та розробляються заходи її досягнення, нарешті ставиться завдання (план), виконання якого і приведе до поставленої мети. Кінцевою стадією управлінської дії є аналіз інформації, вироблення, прийняття та контроль за виконанням рішень, які забезпечать нормальний перебіг процесів на керованому об’єкті за раніше складеним планом, розробленим відповідно до поставленої мети. Інформаційна взаємозалежність в управлінні між об’єктом управління та зовнішнім середовищем, а також між керованою і керівною системами розглянута на прикладі об’єкта управління, який пов’язаний з виробництвом або іншими процесами (рис. 4.2).
Як бачимо, інформаційна модель має, з одного боку, внутрішній замкнений цикл, а з іншого — відкритий, оскільки існує зв’язок її з зовнішнім середовищем. Замкнений цикл полягає в тому, що його початок — керівна система (вироблення завдань, прийняття рішень тощо) — здійснює свій вплив завдяки інформаційній системі і зворотному зв’язку, які діють на об’єкті через систему автоматизованого збирання й обробки інформації. Тому й відбувається вплив її не лише на керовану систему, а й на блок умовно-постійної інформації. |
