системи підтримки прийняття рішень

12.3.3. Зіставлення ІСМ, СППР та ВІС

Інформаційні системи менеджменту (ІСМ), системи підтримки прийняття рішень (СППР) та виконавчі інформаційні системи (ВІС) належать до типу інформаційних систем організаційного управління і в принциповому плані розв’язують подібні завдання, але на різних рівнях управління організацією. З іншого боку, ВІС належать до СППР, зокрема входять у групу орієнтованих на дані СППР. Тому з метою уточнення поняття ВІС доцільно розглянути цю систему в зіставленні з іншими інформаційними системами.
Відмінності між ВІС та СППР
Як відомо, система підтримки прийняття рішень є типом комп’ютерних інформаційних систем, що розробляється для підтримки та поліпшення процесу прийняття рішень. Подібно до ВІС, СППР складається з кількох різних компонен-
тів. У той час, як обом цим системам притаманні властивості моделювання та керування даними, компоненти презента-
ції інформації в типових СППР є простішими, оскільки СППР були розроблені, головно, для підтримки прийняття рішень
керівниками середнього рівня управління, а ВІС концент-
руються на підтримці прийняття рішень найвищим керівництвом. Типи рішень цих категорій управлінців суттєво відрізняються.
Виконавчу інформаційну систему можна розглядати як інте­гровану систему, що надає інформацію для формування інтелектуальних запитів користувачів, які потім можуть оброблятися за допомогою окремих СППР. У такому разі детальний аналіз із використанням СППР буде проводити аналітик, а не виконавець. Така обставина зумовлена тим, що виконавці мають бути ознайомленими з організацією у цілому, а не тільки з однією специфічною бізнесовою галуззю. СППР, зазвичай, надає можливість отримувати дуже детальну інформацію щодо аналізування проблем в одному секторі чи департаменті бізнесу. Іншою відмінністю є властивість ВІС проводити запрограмоване з самого початку моделювання типу «що…, якщо…?».
Ці обидві системи відслідковують та генерують звіти про хід тих чи інших певних дій, проте їх рівні деталізації оброблення даних значно відрізняються. ВІС, передусім, надають інтегровану інформацію. Вона потім може детальніше аналізуватися засобами «зверху вниз». СППР здатна надавати всі деталі аналізу проблем з першого разу. Обидва типи цих систем мають як переваги, так і недоліки, що узагальнено показано у табл. 12.5 і 12.6.
Додаток СППР на противагу до ВІС має бути визначеним, виходячи із потреб індивідуальної ситуації. ВІС же направлена на забезпечення дуже високого рівня агрегування інформації щодо дій корпорації. Вона також надає змогу отримувати додаткові пояснення стосовно даних, що були використані для створення звітів. Оскільки розмір корпорацій збільшується, то загроза перевантаження комунікацій, зумовлена необхідністю забезпечення ефективного використання ВІС, стає реальною.
Таблиця 12.5

ПЕРЕВАГИ ТА НЕДОЛІКИ ВИКОНАВЧОЇ
ІНФОРМАЦІЙНОЇ СИСТЕМИ

Таблиця 12.6
ПЕРЕВАГИ ТА НЕДОЛІКИ СППР

Потік інформації утворюється внаслідок діяльності багатьох підлеглих одного виконавця, тому є загроза його перевантаження тими даними, що надходять від них. Для запобігання такого стану ВІС слід розробляти тільки для пошуку даних, які стосуються поточної ситуації або проблеми. Вимоги підтримки зовнішніх та внутрішніх баз даних, змінні та зв’язки, що є елементами моделей ВІС, можуть створювати проблеми цілісності даних. Персонал компанії, котрий обслуговує ВІС, може потребувати додаткових ресурсів для виконання експлуатаційних операцій.
Відмінності між ІСМ, СППР і ВІС
Краще розуміння сутності поняття «виконавча інформаційна система» можна підсилити одночасним розглядом їх з ІСМ та СППР. Для цього спочатку ще раз наведемо визначення останніх двох видів інформаційних систем. Оскільки таких визначень у літературі наводиться багато, то зупинимося на найпоширеніших із них.
1970 року Кенневон (Kennevon) запропонував таке визначення: інформаційна система менеджменту — це організований метод забезпечення минулої, теперішньої та майбутньої інформації, що стосується внутрішніх операцій та зовнішніх відомостей. Вона підтримує планування, управління та операційні функції, постачаючи однорідну інформацію у правильно виділений інтервал часу для допомоги у створенні рішень.
Спраг (Sprague) та Карлсон (Carlson) визначають СППР як: основану на комп’ютерах систему, що допомагає приймати рішення за умов погано структурованих проблем завдяки безпосереднім зв’язкам між даними та моделями аналізу.
Елементи цього визначення, звичайно, подібні до частин визначення ВІС. Усі ці системи розроблені з метою забезпечення релевантною інформацією за створення ключових організаційних рішень. Проте є й суттєві розбіжності.
ВІС концептуально подібні старішим ІСМ за діапазоном забезпечення інформацією. ІСМ не має ніяких суттєвих обмежень щодо минулої, поточної та прогнозованої внутрішньої та зовнішньої інформації; вона також концептуально призначалася для підтримки менеджерських функцій планування, операційних дій та контролю. Головна відмінність полягає в тому, що розроблювані ІСМ не дали того, чого від них очікували.
Практично більшість ІСМ містила лише невеликий нарощуваний ряд результуючих повідомлень і мала властивості надавати відповідь за запитом чи створювати запити до баз даних. Тому інформаційні системи менеджменту часто називають системами оброблення транзакцій і за характеристиками підтримки прийняття управлінських рішень вони суттєво відрізняються від типових характеристик виконавчих інформаційних систем (табл. 12.7), практично ніякої підтримки прийняття рішень, як уже раніше на цьому наголошувалося, вони наразі не забезпечують.
Таблиця 12.7

ТИПОВІ ХАРАКТЕРИСТИКИ ВИКОНАВЧОЇ
ІНФОРМАЦІЙНОЇ СИСТЕМИ

Що роблять менеджери та яка їм потрібна інформація — також не було зрозуміло в епоху створення перших ІСМ, незважаючи на тодішній прогрес у галузі інформатики та зроблені відкриття. Лише невелика кількість виконавців мала спеціальні знання та досвід роботи з комп’ютером. Більшість системних розробників мала кращі технічні ніж практично-бізнесові навички; мав місце значний брак досвіду щодо розроблення орієнтованих на менеджмент додатків. Вартість та час були головними ресурсами. Інформаційні технології були обмеженими та дорогими; навіть на розроблення простих додатків необхідно було багато часу.
З іншого боку, СППР, що з’явилися значно пізніше ІСМ і були
різними варіантами їх розвитку, набагато вужче сфокусовані на організаційні проблеми, ніж ВІС. Вони розроблені з метою забезпечення інформацією для прийняття рішень за специфічних, погано структурованих умов. Інформація в них часто є результатом моделювання типу імітації чи лінійного програмування. СППР може застосовуватися для унікальних чи рідко повторюваних випадків прийняття рішень (СППР на даний випадок (ad hoc)) швидше, ніж використовуватися для регулярної підтримки. Вони можуть підтримувати тільки окремих чи кількох користувачів. Виконавці вищого рівня рідко використовують СППР систематично. Вони можуть використовувати їх епізодично за допомогою своїх підлеглих, або надавати інформацію підлеглим для роботи з СППР. Найчастіше СППР використовує персонал для задоволення інформаційних потреб виконавців.
Проте в багатьох сучасних ВІС реалізовані функції СППР як складової частини всієї системи навіть у тому разі, коли традиційна СППР не може використовуватися безпосередньо старшими виконавцями. Включення можливостей СППР до ВІС робить легшим процес отримання результатів аналізу.
Узагальнене порівняння можливостей і характеристик інформаційних систем менеджменту, систем підтримки прийняття рішень і виконавчих інформаційних систем подано в табл. 12.8. Подібності та розбіжності між ними є важливими для розуміння, проектування та розвитку ВІС.
Таблиця 12.8
ПОРІВНЯННЯ ХАРАКТЕРИСТИК ВІС, ЗВИЧАЙНИХ ІСМ ТА СППР

Закінчення табл. 12.8

12.3.4. Деякі особливості побудови ВІС

Оскільки виконавчі інформаційні системи належать до різновиду СППР, то для їх проектування, розроблення та впровадження використовується загалом така сама методологія, що вище описана для СППР. Проте проектуванням ВІС слід керувати ретельніше, ніж СППР, з урахуванням типу рішень і особливостей користувачів. За впровадження ВІС мають бути враховані деякі додаткові обставини та вимоги. Зокрема, 1991 року Волоніно (Volonino) і Робінзон (Robinson) запропонували такі керівні принципи для розроблення ВІС:

• Прототип ВІС має швидко розроблятися відразу після того, як прийнято рішення про створення ВІС для розв’язування певного кола проблем. У такому разі користувачі раніше отримають практичний досвід роботи з системою і їхній ентузіазм та енергія підтримуватимуться на високому рівні. Крім того, процес макетування надає можливість розробнику ВІС краще зрозуміти потреби керівників вищого рівня.
• Виготовлення за замовленням ВІС і надання нею інформації мають бути безперервним процесом. Оскільки фокус інтересів адміністраторів вищого рівня змінюється з часом, то щоб ВІС була ефективною, необхідно закласти в неї властивість пристосування до змін і пов’язані з цим інформаційні потреби.
• Розробники мусять мати підтримку виконавчого спонсора, який би допомагав просуванню проекту в організації. Ця особа має бути авторитетним керівником вищого рангу, якомога більше високопоставленим в організації (бажано одним із трьох найвпли­вовіших виконавців). Без такої підтримки ВІС фактично при-
  речена на невдачу.
• Розробники ВІС мають уникати своїх припущень щодо інформаційних потреб виконавців, уважаючи, що вони самі добре розуміють ці потреби і тому не хочуть турбувати високопоставлених, надзвичайно зайнятих керівників своїми запитаннями. Реалізація засобами ВІС реальнихінформаційних потреб має важливе значення, і ці потреби частіше враховуються тоді, коли розробники і ОПР добре спілкуються з самого початку процесу розроблення СППР.
• ВІС має бути легкою у використанні. «Дружність» СППР щодо користувачів має розширитися до її інтуїтивного розуміння, більш того, система має бути навіть привабливою для виконавчих користувачів. Розробникам необхідно стандартизувати екранні форми і надати зручні меню, як шлюзи для реалізації будь-якої із функцій системи. У системі мають використовуватися стандартні визначення термінів, щоб користувачеві не доводилося довго згадувати, що означає той чи інший термін.
• ВІС має містити поточну як внутрішню, так і зовнішню по відношенню до організації інформацію.
• Час очікування відповіді ВІС має не перевищувати п’яти секунд. Швидкодіючі системи краще використовуються, оскільки високопоставлені керівники нетерплячі щодо очікування відповідей. Ще важливіше, щоб система була розрахована на більше навантаження без погіршення тривалості очікування відповіді. Використання виконавчої інформаційної системи часто зростає з часом, іноді експонентно, і система мусить бути так розроблена, щоб була здатною забезпечувати приблизно таку саму тривалість відгуку як і початкову, визначену у разі наростання її навантаження.
• ВІС має оброблювати інформацію з безлічі носіїв, які легкі у використанні і швидко надають зміст інформації. Графічний показ важливий для швидкого подання інформації. Крім того, гіпертекст і гіперносії дають змогу користувачеві переміщуватися по тексту швидше. Однак, навіть якщо ВІС має найсучасніші
  можливості, вона буде бездіяти у разі повільного темпу відгуку, тому що користувач буде уникати її використовувати.
• Екранні форми треба розробляти ретельно. Вони мають відображати тільки корисні повідомлення, бути легкими для використання і не містити інформацію, що асоціюється із впливом розробника на проектування форм (усе це має бути «поза кадром»).
• Система має бути економічно ефективною. Але не можна судити про економічну віддачу від ВІС, використовуючи такі самі показники, що і для системи оброблення транзакцій, тому що у даному разі переваги дуже рідко можуть бути безпосередньо відстежені у фінансових заощадженнях для підприємства. Скоріше, головною вигодою є швидке і надійне забезпечення релевантною інформацією.

Процес упровадження ВІС має також керуватися. Багато адміністраторів мають групу працівників, яка аналізує проблеми, виокремлюючи важливі показники і у разі необхідності звертає увагу ОПР на деякі з них. Крім того, ці працівники проводять за вказівкою ОПР додатковий аналіз. Іноді перехід від такої технології до оперативно доступної (on-line) ВІС дуже складний для вищих виконавців. У такому разі розробники отримують кращі результати, якщо вони розділяють навчання на дві окремі частини: навчання щодо користування комп’ютером і навчання, зосереджене на інформаційному аналізі. Наприклад, дехто навчає користувачів, передусім, пояснюючи стадію «запиту», тобто даючи спершу звикнути до можливостей інтерактивного доступу. Інші спочатку навчають користувачів складовим пакета ВІС, де ставляться запитання і генеруються звіти, використовуючи «довідники користувача».
Звичайно, не всі попередні турботи стосуються лише аспекту користувачів. Перед упровадженням ВІС розробник має зрозуміти процес управління. Оскільки ВІС призначені для вищого рівня управління і для розгляду стратегічних альтернатив, то система мусить бути адаптованішою до процесу управління, ніж загальні СППР. Окрім того, розробники мають використовувати творчий підхід до розвитку ініціатив для заохочення використання системи вищим керівництвом.